1. Grundinformation
Fernita tillhandahåller digitala valvet, en lösning för säker förvaring av t ex dokument, viktiga handlingar, lösenord och en stegvis hjälp för att ta hand om det praktiska vid någons bortgång (”Fernita”). Fernita är ett bra verktyg att använda för ordning och reda i livet vars innehåll dessutom kan ges till de anhöriga man vill vid bortgång. Detta underlättar för anhöriga. Det går också att endast använda den stegvisa hjälpen.
I den här integritetspolicyn beskrivs hur vi behandlar personuppgifter.
Fullständiga kontaktuppgifter till oss på Fernita finns nedan i avsnitt 10, och där finns också information om hur den här integritetspolicyn ska tolkas samt en ordlista som förklarar begrepp som används i integritetspolicyn.
2. Personuppgifter som behandlas i tjänsten
I Fernita registreras följande typ av personer: ”Kunden”, som använder Fernita för ordning och reda i livet, ”Anhöriga” som anges av Kunden och som får tillgång till all information om Kunden går bort. Det finns även registrerade, som utgörs av personer vars personuppgifter finns i de dokument som laddas upp i Fernita (”Andra Registrerade”).
2.1 Information till Kunden
De uppgifter som behövs för tjänsten inlagda av Kunden lagras och behandlas så länge som Användarens konto är aktivt. Personnummer används för att säkerställa säkerheten vid skapande av konton för Kunden och vid verifiering av identitet som Anhörig med hjälp av Bank‑ID, samt för att tillhandahålla Fernita. E-postadress används för att skapa kontot, eller för att kunna kontakta Användaren (exempelvis angående uppdateringar, nyheter eller erbjudanden).
Efter Användare avlidit lagras uppgifterna i 12 månader, varpå de raderas om inte Anhörig väljer att behålla Användaren´s Fernita.
Se även avsnitt 3 nedan, om gemensamt personuppgiftsansvar.
2.2 Information till Anhöriga
Om en Användare anger en Kontaktperson så förser Användaren oss med uppgifter så att vi kan skicka en inbjudan till Kontaktpersonen. Kontaktpersonen får även möjlighet att själv skapa ett konto och bli en Användare. Dessa uppgifter lagras och behandlas så länge som Användarens konto är aktivt. Efter Användaren avlider lagras uppgifterna i 12 månader, varpå de raderas om inte Anhörig väljer att behålla Användarens Fernita.
Se även avsnitt 3 nedan, om gemensamt personuppgiftsansvar.
2.3 Information till både Användare och Kontaktpersoner
2.3.1 Hjälp och teknisk support
Personuppgifter kan behandlas också när Användare eller Kontaktpersoner kontaktar oss direkt och vi ger hjälp och support i någon fråga som rör Fernita. När detta sker kan personuppgifter behandlas om de är kopplade till ett konto eller dylikt. Vi behandlar då personuppgifter som en del av fullgörande av ett avtal att tillhandahålla en välfungerande tjänst, där support inkluderas.
Korrespondens kring supportärenden lagras i upp till 12 månader efter att ärendet har blivit löst.
2.4 Information till Andra Registrerade
Eftersom viktiga dokument ofta innehåller signaturer, uppgifter till kontaktpersoner, och liknande information, så utgår vi från att vi behandlar personuppgifter som avser Andra Registrerade. Dock så har vi inte något som helst intresse av själva innehållet i den dokumentation som Kunder laddar upp. Det finns flertalet tekniska skyddsspärrar i form av krypteringar som förhindrar obehörig tillgång till dokumentationen. Likväl så behandlar vi personuppgifterna enligt lagens mening.
Vårt syfte för att behandla dessa personuppgifter är att tillhandahålla en bra tjänst till våra Kunder, och den rättsliga grunden för behandlingen är vårt berättigade intresse.
Samma lagringstid gäller för alla Övriga Registrerade vars personuppgifter finns i uppladdade dokument
3. Övrig delning av personuppgifter
Vi kan komma att dela med oss av och föra över personuppgifter om dig till företag som levererar tjänster som vi använder.
Som en del av Fernita ingår också att vi håller oss uppdaterade på om någon är i livet eller inte, så att vi vet om en Anhörig ska kontaktas och få tillgång till en Kunds uppladdade dokumentation. Detta gör vi genom att kontinuerligt kontrollera personuppgifter om Kund och Anhöriga mot Statens Personadressregister (SPAR). Vi skickar inte någon uppgift till SPAR som SPAR inte redan har.
4. Rättsligt bindande förfrågningar och förebyggande av skada
Vi kan komma att använda, lagra och dela alla personuppgifter som vi behandlar för att svara på vad vi har befogad anledning att tro är rättsligt bindande förfrågningar (så som förelägganden, domstolsbeslut, stämningar eller liknande), eller när det är nödvändigt för att upptäcka, förhindra och adressera bedrägeri och annan kriminell aktivitet, samt för att skydda oss själva, dig och andra användare undersökning om vi är i god tro att så krävs enligt tillämplig lag. Om det handlar om rättsligt bindande åtgärder så behandlar vi personuppgifterna baserat på en rättslig förpliktelse, i syfte att fullgöra den. Om det handlar om att ta tillvara vår eller någon annans rätt så behandlar vi personuppgifterna baserat på vårt berättigade intresse att göra så.
5. Dina rättigheter
Du har en absolut rättighet att när som helst motsätta dig behandlingen av dina personuppgifter avseende direktmarknadsföring från Fernita, som beskrivs i punkt 2.1 och 2.2 ovan.
Du har rätt att begära tillgång till och ytterligare information om behandlingen av dina personuppgifter, eller begära att vi korrigerar, rättar, kompletterar, raderar eller begränsar behandlingen av dina personuppgifter. Du har rätt att få en kopia av de personuppgifter som vi behandlar om dig.
Om behandlingen är baserad på den rättsliga grunden samtycke eller fullgörande av avtal har du rätt till dataportabilitet. Dataportabilitet innebär att du kan få de personuppgifter du har lämnat till oss, i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och har rätt att, om det är tekniskt möjligt, överföra sådana personuppgifter till en annan personuppgiftsansvarig.
6. Kontaktinformation
För att utöva dina rättigheter eller om du har frågor om vår behandling av dina personuppgifter, vänligen kontakta oss på support@fernita.se. Vänligen ange ditt fullständiga namn, och var beredd på att vi kan behöva inhämta mer information från dig för att verifiera att det faktiskt är du om det handlar om att utöva rättigheter.
7. Förändring i ägande
Om ägandet av vår verksamhet förändras, kan vi komma att överföra din information till de nya ägarna så att de kan fortsätta tillhandahålla Fernita. De nya ägarna ska fortsatt iaktta de åtaganden vi lämnat i denna integritetspolicy.
8. Meddelande om ändringar
Om vi gör ändringar i denna integritetspolicy kommer vi att meddela dig om uppdateringen. Om ändringarna är väsentliga, kommer vi om det behövs be om ditt samtycke.
9. Om den här integritetspolicyn
Detta dokument innehåller information rörande Fernitas insamling, användning och behandling av personuppgifter, som utförs av Fernita AB, organisationsnummer 559071-3524. Denna integritetspolicy avser Fernita och dess tjänster. Alla definitioner i denna integritetspolicy ska tolkas i enlighet med gällande dataskyddslagar vilket hänvisar till Dataskyddsförordningen (GDPR) 2016/679 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och Dataskyddsdirektivet 2002/58/EG om behandling av personuppgifter och integritetsskydd inom sektorn för elektronisk kommunikation samt nationella implementeringar och övrig relaterad nationell lagstiftning.
